Vectra AIInc. ("l'entreprise") s'engage à favoriser un lieu de travail propice à une communication ouverte concernant les pratiques commerciales de l'entreprise. L'entreprise encourage les employés à discuter de leurs préoccupations avec leurs supérieurs, qui peuvent souvent être d'excellentes ressources en la matière. Étant donné que les employés ne se sentent pas toujours à l'aise pour faire part de leurs préoccupations à leur supérieur hiérarchique, l'entreprise propose d'autres moyens de signaler les problèmes, comme décrit ci-dessous.
Qu'un employé soulève des questions auprès d'un superviseur ou par une autre voie, l'entreprise s'engage à protéger les employés contre les représailles illégales et la discrimination s'ils divulguent ou signalent de bonne foi un comportement potentiellement illégal ou contraire à l'éthique. Dans le but de renforcer ces engagements, la présente politique :
L'entreprise reconnaît que les employés ne se sentent pas toujours à l'aise pour faire part de leurs préoccupations à un supérieur hiérarchique. Des rapports anonymes peuvent être soumis ici.
Tout rapport sera immédiatement transmis au vice-président des ressources humaines et au conseiller juridique externe pour examen.
Comme indiqué ci-dessus, les signalements peuvent être effectués de manière anonyme. Tous les rapports seront pris au sérieux et traités rapidement, discrètement et professionnellement. Les discussions et la documentation relatives aux signalements resteront strictement confidentielles dans la mesure du possible et conformément à l'engagement de l'entreprise de prendre les mesures qui s'imposent. Si la personne qui soumet le rapport s'identifie, le destinataire du rapport communiquera à l'employé les mesures à prendre pour traiter le rapport, et la personne recevra des informations lui permettant de faire d'autres commentaires et d'assurer un suivi concernant le rapport.
Les représailles de quelque nature que ce soit à l'encontre d'un employé qui dépose un rapport ou exprime une préoccupation de bonne foi dans le cadre de cette politique sont strictement interdites. Les employés reconnus coupables de représailles peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Tout employé estimant avoir été victime d'un comportement contraire à la présente politique doit immédiatement le signaler à son supérieur hiérarchique ou en utilisant les canaux décrits ci-dessus.
Un résumé des rapports reçus dans le cadre de cette politique sera communiqué à un comité désigné du conseil d'administration sur une base trimestrielle (ou sur une base plus fréquente si les conditions justifient une action plus opportune).